Word y Excel son dos programas hermanos, ya que forman parte de la familia Office. Lo que los convierte en programas compatibles para realizar diversas tareas como convertir un texto de Word en tabla de Excel. Millones de personas utilizan ambos softwares a diario para realizar tareas personales o de la oficina.
Word es conocido por ser un estupendo procesador de texto, mientras que Excel se encarga de servir como herramienta en la creación de hojas de cálculo. En ocasiones nos vemos en la necesidad de utilizar uno u otro de estos programas y, en caso de que quieras tomar texto de Word y convertirlo en una tabla de Excel, continúa leyendo y te enseñaremos las diferentes maneras de lograrlo.
Convierte el texto de Word en tabla de Excel
Opción 1 para convertir un texto de Word en tabla de Excel:
El primer método para convertir tus textos en tablas para Excel es el siguiente:
Paso 1: Selecciona el texto que deseas convertir y dirígete a la pestaña “Insertar” del menú principal de Word. Luego da clic sobre la opción “Tabla” y luego selecciona la opción “Convertir texto en tabla”.
Paso 2: Aparecerá en pantalla un cuadro de diálogo con diversas opciones para convertir tus datos de forma correcta. Coloca el número de columnas que deseas. Y en “Separar texto”, elige la forma en que quieres que cada dato vaya dentro de cada casilla, ya sea con cada coma o por cada párrafo. Ahora da clic en “Aceptar” y se creará una tabla en Word.
Paso 3: Luego copia todos los datos dando clic en la cruz que verás en la parte superior izquierda de la tabla recién creada. Despues pulsa Ctrl + C y abre un documento nuevo de Excel. Pega allí los datos pulsando Ctrl + V, pero en caso de que no quieras traer el formato de tabla de Word, da clic derecho sobre la primera casilla de tu hoja en Excel y selecciona en las opciones de pegado “Coincidir con formato de destino”.
Opción 2:
Otro método para convertir tu texto de Word en tabla de Excel es importando los datos, para hacerlo deberás seguir estos pasos:
Paso 1: Abre el documento de Word que contiene los datos que deseas importar. Selecciona la pestaña “Archivo”, luego “Guardar como” y «Examinar».
Paso 2: Elige la ubicación donde deseas guardar el archivo, coloca un nombre a dicho archivo y en “Tipo” elige la opción “Texto sin formato”. Luego da clic en «Guardar».
Paso 3: Abre el programa Excel, da un clic en la pestaña “Datos” del menú principal. Luego da clic en la opción “Obtener datos externos” y selecciona “Desde un archivo de texto”.
Paso 4: Selecciona el archivo de Word que guardaste hace pocos minutos y luego da clic en “Importar”.
Paso 5: Se abrirá una ventana donde deberás indicar los ajustes como si la información que deseas importar está delimitada con signos o si están alineados. Asegúrate de que los justes son correctos y listo, verás tus archivos de Word en Excel.
Opción 3:
Un método adicional para convertir tu texto en tabla de Excel es el siguiente:
Paso 1: Abre tu archivo de Word y da clic en “Archivo”, luego en “Guardar como” y «Examinar».
Paso 2: En tipo de archivo da clic en la opción “Formato HTML” y guárdalo dando clic en «Guardar».
Paso 3: Ahora abre tu documento de Excel y selecciona “Archivo”.
Paso 4: Da clic en “Abrir” y luego en «Examinar». Busca el nombre de tu archivo de Word, pero en formato HTML, ábrelo y así ya tendrás tus datos de Word en Excel.
La función texto en columnas para trabajar con tablas en Excel a partir de un texto de Word
Utilice la función avanzada «Texto en columna»: Si su texto en Word no puede separarse fácilmente con guiones estándar, puede utilizar la función avanzada «Texto en columna». Esta función le permite definir patrones de separación personalizados basados en el ancho de la columna y la posición de los caracteres. En lugar de un guión por defecto, puede seleccionar «Guión» en el paso 4 y, a continuación, seleccionar «Anchura fija» o «Posición de caracteres».
Convertir texto en columnas en varios pasos: Si el texto a convertir tiene diferentes niveles de espaciado, el proceso de ‘Convertir texto en columnas’ puede realizarse en varios pasos. Primero se separa el texto en columnas en el primer delimitador y luego se repite el proceso para las columnas recién creadas para separarlas con mayor precisión. Esto ayuda a organizar datos más complejos en las hojas de cálculo de Excel.
Utiliza fórmulas para convertir los datos limpiamente: Después de convertir el texto en una tabla, puede que necesites convertir los datos limpiamente para un mejor análisis. Puedes utilizar fórmulas de Excel como TRIM para eliminar los espacios en blanco sobrantes, UPPER o LOWER para convertir el texto a mayúsculas o minúsculas, o SUBSTITUTE para sustituir determinados caracteres o palabras. Estas funciones ayudan a normalizar y mejorar la calidad de los datos.
El formato condicional en Excel permite resaltar visualmente valores o celdas específicos basándose en determinadas condiciones. Puedes aplicar formato condicional a tablas para resaltar datos clave o identificar rápidamente diferencias numéricas o tendencias.
Uso de tablas dinámicas: Tras convertir texto en tablas de Excel, pueden utilizarse tablas dinámicas para realizar análisis más avanzados. Las tablas dinámicas permiten resumir, filtrar y agrupar datos de forma interactiva, lo que facilita la extracción de información útil de las tablas.
Estos son sólo algunos consejos para ayudarte a convertir texto de Word en tablas de Excel. Su uso y utilidad dependen del tipo de datos y de la finalidad que se persiga. Sigue nuestro contenido en portadasparaword.com para que no te pierdas de otros métodos funcionales de acuerdo a esta temática.
